Cómo la trazabilidad en tiempo real mejora los KPIs de logística y transporte

KPIs de logística y transporte

En un sector sometido a crecientes presiones como es la logística y el transporte, la trazabilidad en tiempo real juega un papel fundamental para garantizar una adecuada gestión de la cadena de suministro. Los cargadores, los operadores logísticos y los transportistas necesitan disponer en todo momento de información en tiempo real sobre el estado de los envíos y devoluciones, para poder satisfacer los altos niveles de exigencia de los clientes finales, ya sean empresas o consumidores.

En este esfuerzo, los KPIs de logística y transporte están adquiriendo una importancia cada vez más crucial. Estos indicadores permiten una mejor gestión de los procesos logísticos, el cumplimiento de los plazos de entrega y la detección de los cuellos de botella y aspectos de mejora a lo largo de la cadena logística. En definitiva, constituyen un requisito clave para la trazabilidad en tiempo real.

Qué son los KPIs en logística y transporte

Los KPIs (siglas en inglés de indicador clave de rendimiento o key performance indicator) son métricas que las empresas de transporte y logística usan para medir el rendimiento, hacer un seguimiento y optimizar los procesos logísticos. Analizan el movimiento de las mercancías en cada fase de la cadena de suministro, desde la salida de la fábrica o centro de distribución hasta la llegada al cliente, para asegurar el cumplimiento de los plazos de entrega y niveles de servicio acordados.

Debido al carácter fuertemente dinámico de este sector, es esencial que los KPIs de logística y transporte estén debidamente actualizados, para tener una “foto” lo más ajustada posible a la realidad de lo que está sucediendo en la cadena de suministro. Por ese motivo, la tendencia del sector es evolucionar hacia los KPIs en tiempo real, que permitan una verdadera trazabilidad logística.

La trazabilidad en tiempo real hace posible detectar incidencias de forma instantánea, tomar acciones correctoras en el momento en que sea necesario y realizar los ajustes precisos en la cadena de suministro para poder cumplir con los plazos de entrega y los restantes compromisos adquiridos.

Para ello, en el sector de la logística y el transporte se utilizan una serie de KPI que permiten obtener una trazabilidad completa sobre el estado de los envíos y las entregas de las mercancías. Estos KPIs están presentes a lo largo de todo el proceso logístico: el almacén, el transporte y la distribución.

KPIs de almacén

Los KPI de almacén son indicadores que permiten evaluar la eficacia de los procesos logísticos que se realizan en este tipo de instalaciones. Su importancia radica en que, como los almacenes tienen unos costes de infraestructura fijos, es necesario rentabilizarlos al máximo para mantener los niveles de costes adecuados y evitar tanto el riesgo de un exceso de capacidad como una rotura de stock.

En este sentido, los principales KPI de almacén que una empresa debe tener en cuenta son:

  • Tiempo de espera de los pedidos: se trata del tiempo que transcurre desde que se recibe un pedido hasta que este se prepara y queda listo para su recogida por el transportista. Para mantener este indicador en niveles adecuados, es necesario disponer de procesos definidos, así como de herramientas operativas específicas como los sistemas de gestión de almacenes (SGA).
  • Ratio de productividad: este tipo de KPI logístico mide el número de pedidos que son preparados cada día por un trabajador de un centro de distribución o almacén. En este indicador repercuten tanto la correcta organización de los procesos internos, como la cualificación del personal y la disponibilidad de sistemas de automatización que permitan aumentar la productividad.
  • Costes adicionales de almacén: principalmente, este KPI de logística describe las horas extras del personal del almacén necesarias para mantener las operaciones funcionando correctamente. Esto puede ser inevitable en momentos de picos de demanda como las navidades; pero cuando estos costes se generan recurrentemente, pueden indicar un mal dimensionamiento de la plantilla.

KPIs de transporte

Una vez que la mercancía sale del almacén, el objetivo es que llegue a su destino lo antes posible manteniendo unos costes de transporte adecuados. Esto implica contar con una flota de transporte debidamente dimensionada, tanto en recursos como en utilización de la capacidad. Aunque, en buena parte, los costes del transporte son variables y dependen fundamentalmente de la distancia recorrida, un camión parado o infrautilizado es un indicador indiscutible de falta de eficacia en la logística.

A este respecto, conviene prestar especial atención a los siguientes KPI del transporte:

  • Nivel de utilización de la flota: determina la capacidad ocupada en relación con el tamaño y composición de la flota. Lo ideal es que este indicador de logística se acerque al 100 %, dejando siempre un margen de seguridad adecuado. Eso reflejaría que la flota está dimensionada de forma adecuada y no existe una infrautilización de la capacidad de transporte disponible.
  • Costes de transporte: este KPI logístico se obtiene dividiendo el volumen de mercancías transportadas por los gastos de la flota, y ofrece un indicador sobre la competitividad del servicio. Por lo general, cuando más alta es la utilización de la flota, menor es el coste de transporte, aunque también influyen otros aspectos como los destinos a cubrir o las características de la carga.
  • Huella de carbono: los indicadores de emisiones tienen cada vez más importancia en los KPIs del transporte. Por un lado, son un reflejo del consumo de combustible y las capacidades de planificación de rutas y conducción ecológica; por el otro, permiten reflejar el impacto medioambiental que supone el transporte en el contexto de la logística verde.

KPIs de distribución

En la última fase del proceso logístico, los KPI de distribución tienen una importancia fundamental no solo para la cuenta de resultados de la empresa, sino también en la satisfacción del cliente final. Aunque las dos etapas anteriores (almacén y transporte) son igual de relevantes, la última milla es lo que en buena medida determina la calidad de la experiencia del cliente que recibe el pedido.

A este respecto, algunos KPIs logísticos de distribución que no deben perderse de vista incluyen:

  • Entregas a tiempo: determina el porcentaje de entregas de pedidos que se han realizado dentro de la ventana horaria acordada. Es fundamental, por ejemplo, para los envíos relacionados con el comercio electrónico, especialmente en los servicios de entrega inmediata que están popularizando grandes operadores como Amazon o El Corte Inglés.
  • Entregas con éxito: se trata de los pedidos que han podido entregarse en el primer intento, porque el destinatario estaba en el lugar indicado a la hora acordada. Un nivel alto de entregas con éxito revela una buena planificación de las rutas y una adecuada comunicación con el cliente final, evitando los subsiguientes (y costosos) nuevos intentos de entrega.
  • Quejas de clientes: estrechamente relacionado con los indicadores de logística anteriores, este KPI se refiere al porcentaje de entregas que generan reclamaciones o devoluciones posteriores del cliente, ya sea por retrasos, errores en la entrega, daños durante el transporte, etc.

Cómo la trazabilidad en tiempo real mejora los KPIs logísticos

KPIs transporte y logística y trazabilidad

La clave para que una empresa pueda disponer de los KPIs de transporte y logística que hemos visto en el apartado anterior es contar con una solución de trazabilidad de mercancías adecuada. 

Si una empresa tiene que depender de la información parcial facilitada por los diferentes actores de la cadena de suministro, a partir de sistemas cerrados e inconexos, resulta imposible obtener una visibilidad en tiempo real del estado de las mercancías en cada etapa de la cadena de suministro.

En cambio, con un software de trazabilidad adecuado, es posible capturar datos sobre la mercancía en tránsito en cada punto de la cadena de suministro. Esta información se recoge con una aplicación móvil y se integra directamente en los sistemas de gestión de la empresa para alimentar los KPI logísticos correspondientes. De esta forma, puede saber desde el momento exacto en que la carga sale del almacén, número de palets o bultos, temperatura en el caso de los envíos refrigerados, etc. Incluso se pueden adjuntar imágenes o videos para documentar el estado de la mercancía en el momento de su recogida o entrega, lo que permite prevenir posibles reclamaciones posteriores.

Las ventajas de una solución de trazabilidad no se reducen solo al cumplimiento de los plazos de entrega. La disponibilidad en tiempo real de la información sobre la situación de la carga permite una mejor planificación operativa para reducir costes, la gestión de incidencias en tiempo real y el cumplimiento de las regulaciones vigentes para evitar posibles sanciones.

Por ejemplo, el Real Decreto-ley del transporte aprobado a principios de año establece que los transportistas no deben esperar más de una hora para la realización de las tareas de carga y descarga, o se les deberá indemnizar por el tiempo adicional que estén parados por ese motivo. Mediante un sistema de trazabilidad, es posible prever estos posibles retrasos para cambiar los horarios de carga/descarga, mejorando la gestión de los muelles y evitando penalizaciones.

Eso se puede extender al resto de etapas de la cadena de suministro, ya que los datos de trazabilidad en tiempo real permiten una mejor planificación de las rutas, la utilización de las flotas, los horarios de entrega… A su vez, esto da como resultado un mayor nivel de entregas a tiempo y exitosas, lo que disminuye las quejas de los clientes, las posibles reclamaciones y las costosas devoluciones. De esta forma, resulta más sencillo lograr que los principales KPI de logística y transporte estén “en verde”.