Optimizar la recepción de mercancías con el uso de la tecnología
Aunque tradicionalmente la recepción de mercancías es una actividad que implica un importante componente de trabajo manual, lo cierto es que en los últimos años la tecnología está alcanzando un peso creciente en este ámbito. Por ejemplo, según un estudio de Gartner, en 2026 el 75% de las grandes empresas habrán adoptado algún tipo de robot inteligente de intralogística para sus operaciones de almacén. Sin embargo, la robotización es solo una más de las tecnologías que se están abriendo paso en los almacenes logísticos.
Como veremos en este artículo, actualmente existen otras interesantes soluciones para optimizar la recepción de mercancías con el uso de tecnología.
Fases de la recepción de mercancías
Para entender el impacto de la tecnología a la hora de optimizar la recepción de mercancías, en primer lugar conviene identificar los pasos básicos de este proceso y las dificultades que plantean:
- Planificación de la recepción de mercancías: deseablemente, el proceso para optimizar la recepción de mercancías debe empezar antes de que las mercancías lleguen al almacén. La planificación de los aprovisionamientos resulta fundamental para una correcta coordinación de la cadena de suministro, que evite cuellos de botella en las operaciones del almacén.
- Asignación y gestión de los muelles de carga: una vez identificadas las mercancías que se van a recibir, es necesario asignar a cada transportista un muelle de carga que se encuentre disponible en la franja horaria requerida para realizar las operaciones de carga y descarga. El objetivo es evitar la acumulación de camiones en las instalaciones logísticas y las esperas de los camioneros, que pueden dar lugar a indemnizaciones según la normativa actual.
- Descarga y recepción de mercancías en el almacén: tanto el muelle de carga asignado como la zona de recepción deben contar con el personal y los equipos necesarios para realizar las operaciones de carga y descarga de la mercancía (que la ley prohíbe realizar a los camioneros, salvo excepciones). También hay que disponer de todo lo necesario para la comprobación de los albaranes y la inspección de la mercancía previa a su aceptación por parte del almacén.
- Registro, consolidación y emplazamiento de la mercancía: una vez recepcionada la mercancía, el siguiente paso es entrar la información en el sistema de gestión del almacén. A continuación, hay que realizar las operaciones de consolidación/desconsolidación que sean necesarias para poder depositar las mercancías en la ubicación adecuada del almacén.
Como puede apreciarse, todas estas operaciones requieren una estrecha coordinación y colaboración entre los recursos humanos y materiales de distintos actores (clientes, transportistas y operadores logísticos). Además, la recepción de mercancías se suele realizar bajo condiciones de presión debido a la necesidad de cumplir los compromisos de entrega, así como de reducción de los costes logísticos.
Por todo ello, es fundamental prevenir las posibles incidencias en el proceso de recepción de mercancías en el almacén.
Claves para evitar incidencias en la recepción de mercancías
Aunque hay muchas cosas que pueden salir mal en el proceso de recepción de mercancías, existen una serie de aspectos fundamentales que contribuyen a prevenir los problemas más habituales.
- Coordinación de la gestión del transporte y de almacén: como hemos visto en el apartado anterior, la planificación y la coordinación entre las empresas de transporte y los almacenes es esencial para optimizar la recepción de mercancías. Se requiere una comunicación fluida y en tiempo real, así como el máximo nivel de integración posible entre las plataformas para asegurar una transmisión rápida y fiable de la información. Esto también permite implementar prácticas logísticas más eficientes, como el crossdocking.
- Control de calidad de las mercancías recepcionadas: no hay nada que genere más ineficiencia en un proceso de almacén que una anomalía que requiera apartarse de los procedimientos establecidos. Por ello, es fundamental una rápida verificación tanto de las cantidades y referencias recibidas como de su estado de embalaje y preservación. En caso de detectar algún problema durante la recepción de mercancías, esto permite resolverlo antes de pasar a etapas posteriores.
- Trazabilidad de las mercancías en el almacén: todo lo que entra en el almacén debe estar debidamente etiquetado, registrado y consignado en un sistema informático. Solamente de esta manera es posible controlar la trazabilidad de la mercancía, lo que garantiza a su vez la optimización de los procesos logísticos, el acceso a la información en tiempo real y la prevención de incidencias como los fallos de inventario, robos y pérdidas en el almacén.
- Automatización de las tareas repetitivas: a menudo, la optimización de la recepción de mercancías en almacén pasa por automatizar procesos mecánicos y de escaso valor añadido que una máquina puede realizar más rápido y con mayor fiabilidad. Algunas tareas susceptibles de automatización incluyen la manipulación y el transporte de cargas, el registro e inspección de palets o la asistencia en algunas de las labores de picking y preparación de los pedidos.
En todas estas áreas, juega un papel fundamental el uso de la tecnología para optimizar el procedimiento de recepción de mercancías. En el siguiente apartado, veremos algunos ejemplos de tecnologías concretas.
Tecnologías para optimizar la recepción de mercancías
La automatización de los procesos logísticos mediante el uso de la robotización, la inteligencia artificial o los drones, conduce hacia los llamados “almacenes inteligentes”, cuyas posibilidades exceden el ámbito de este artículo. Sin embargo, más allá de esta tendencia de futuro que nos lleva a la logística avanzada, existen diversas tecnologías para optimizar la recepción de mercancías que permiten agilizar las diferentes etapas del proceso y evitar posibles incidencias e ineficiencias.
ASN o aviso anticipado de envío
Un aviso anticipado de envío (ASN) es un mensaje electrónico que el expedidor manda al receptor antes de la salida de un envío de sus instalaciones. El mensaje incluye información completa sobre el envío y su contenido. Por ejemplo, el número de artículos, referencias o números de seguimiento, configuración del palé, etc. Para ello se usa un formato de intercambio electrónico de datos (EDI).
El objetivo del ASN es ayudar a verificar que la mercancía enviada por el expedidor coincide con el pedido u orden de compra realizada por el receptor (distribuidor o cliente). Sin embargo, su carácter anticipado también juega un papel clave en la planificación de las operaciones de almacén, ya que al conocer de antemano las características de la carga se puede optimizar la recepción de mercancías.
eCMR o carta de porte electrónica
Se trata de una de las innovaciones logísticas más extendidas, debido a las ventajas que ofrece y su obligatoriedad en toda la Unión Europea a partir de 2024. Una solución de eCMR permite digitalizar toda la documentación y los procesos administrativos relacionados con la recepción de mercancías en almacén.
La carta de porte electrónica sustituye a los albaranes de entrega, agilizando los procesos de emisión, recepción y pago de las entregas de mercancías. Los datos de la mercancía se transmiten del cargador al operador logístico y al cliente final de forma rápida y fiable, mediante un código QR, PDF u otro formato similar. Esto mejora el control y la trazabilidad de las mercancías, reduce las discrepancias en la recepción de las mismas y permite acelerar los trámites administrativos y los procedimientos de pago, ya que no hay que esperar a la recepción del documento original en papel.
Gestión de muelles y patios de camiones
Las denominadas soluciones de yard management tienen un papel esencial en la planificación y gestión del proceso de recepción de mercancías. Permiten programar citas con los transportistas y asignarles un muelle de carga disponible, junto con el personal y los equipos necesarios para las operaciones de carga y descarga. También ofrecen una visión global en tiempo real de la ocupación de los muelles, evitando las comprobaciones manuales, los cuellos de botella en los patios de camiones y las esperas de los transportistas (con las consiguientes indemnizaciones). Además, simplifican la gestión de las incidencias, al permitir el envío de notificaciones a los transportistas para informarles acerca de cualquier cambio en el muelle y horario asignado, alertar de retrasos, transmitir instrucciones, etc.
Software de gestión de almacenes (SGA)
Un SGA o Software de Gestión de Almacenes (también conocido como WMS, siglas en inglés de Warehouse Management System) es una herramienta informática que sirve para controlar, coordinar y optimizar todos los procesos operativos de un almacén, incluyendo la recepción de las mercancías.
De manera similar a un ERP empresarial, el SGA integra y reemplaza a las aplicaciones adhoc y los procesos manuales, para ofrecer una gestión más avanzada y eficaz de las operaciones del almacén. No solo permite estandarizar, agilizar y obtener trazabilidad de todos los procesos de trabajo, sino que también ofrece valiosos datos para alimentar herramientas de Business Intelligence o Big Data.
Mediante la implementación de estas y otras tecnologías “inteligentes”, así como su integración con las soluciones de automatización de los almacenes, se pueden obtener importantes mejoras en la rapidez y fiabilidad de los procesos de recepción de mercancías. A su vez, posibilita descargar al personal del almacén de las tareas rutinarias para que se centren en los aspectos de valor añadido, lo que permite seguir afrontando el reto de lograr almacenes cada vez más eficientes y competitivos.