Control de acceso en los centros logísticos: cómo agilizar la entrada de camiones con reserva de muelles
La gestión de un muelle de carga no comienza cuando el camión se posiciona en el dock. Empieza bastante antes, en el momento en que el vehículo llega a las instalaciones.
En centros logísticos con un volumen elevado de expediciones, una entrada lenta o desorganizada de camiones de carga puede convertirse rápidamente en un punto de congestión: camiones esperando para identificarse, transportistas que llegan fuera de su franja, vehículos sin una reserva previa o personal de garita que necesita consultar diferentes sistemas antes de autorizar el acceso.
Por eso, el control de acceso está dejando de ser un proceso independiente para convertirse en una parte más de la gestión del yard.
La geolocalización GPS, ¿llegará el camión a tiempo?
Cada vez más, nos piden poder saber con tiempo suficiente si un conductor va a llegar a tiempo, ya que el saber a tiempo los retrasos permite a los gestores de muelles realizar cambios en la planificación y así aliviar las colas de espera.
Nuestra solución, Smart Yard Plus, permite controlar estos retrasos con la lectura de los GPS de los conductores, pero como sabemos que no siempre hay la posibilidad de acceder a sus GPS, hemos desarrollado una solución que permite disponer de esta información aún no teniendo información directa de los GPS. Esta solución tiene ciertas limitaciones, pero es de gran ayuda en estos casos, ya que es información que hasta ahora no se tenía a no ser que hubiera un GPS de por medio.
El gate, primer punto de control de la operativa
Cuando llega un camión, el objetivo no debería ser simplemente registrar su entrada. La información disponible debería permitir determinar rápidamente qué camión ha llegado, por qué ha llegado y qué debe suceder a continuación.
Una gestión coordinada permite contrastar la llegada con la planificación del centro: comprobar si existe una reserva, si el camionero tiene la documentación CAE en regla, conocer la franja asignada, identificar la operación prevista y determinar cómo debe continuar el vehículo dentro de las instalaciones.
Esto cobra especial importancia cuando se producen desviaciones.
Un transportista puede llegar antes de su cita, acumular retraso en carretera, presentarse sin una reserva previamente identificada o hacerlo en un momento en el que la situación real del centro logístico ya no coincide con la planificación inicial.
En estos casos, disponer de información actualizada, permite gestionar la excepción sin perder la visión global de la operativa.
Reducir el tiempo de check-in no es suficiente
La automatización del acceso permite sustituir parte de los procesos manuales que tradicionalmente se realizan en la garita.
Dependiendo de las características de cada centro, el conductor puede identificarse mediante sistemas como códigos QR, aplicaciones, kioscos de autoservicio o tecnologías de identificación automática, como cámaras.
Pero el verdadero salto no está únicamente en eliminar papel o reducir el tiempo dedicado a introducir datos. Está en conectar ese check-in con el resto de la operación.
Con nuestra solución de yard management, una vez identificada la llegada, el sistema puede relacionarla con la reserva correspondiente y actualizar el estado del transporte, haciendo que esa información esté disponible para los equipos que gestionan los muelles y operaciones.
De esta manera, la entrada deja de ser un registro administrativo aislado.
Se convierte en un evento operativo.
Planificar las llegadas para evitar que la congestión llegue a la puerta
Un buen control de acceso tampoco puede compensar una mala planificación de las llegadas.
Cuando demasiados vehículos están previstos dentro de una misma franja, el cuello de botella puede aparecer antes incluso de que los camiones entren en las instalaciones.
Los sistemas de reserva de slots permiten distribuir las llegadas y adaptar el número de citas a la capacidad disponible. Sin embargo, la investigación en este ámbito apunta a una cuestión especialmente relevante: no basta con establecer franjas horarias; la capacidad de citas debe estar coordinada con la capacidad real del yard y de los recursos que atenderán posteriormente esos transportes. Es por ello que nuestra solución Smart Yard Plus permite planificar las reservas teniendo en cuenta los recursos disponibles, tanto humanos como mecánicos.
Un estudio publicado en Computers & Industrial Engineering, utilizando datos reales procedentes de smart gates, analizó precisamente la relación entre la concentración de llegadas y el tiempo total que los camiones permanecían dentro de la terminal. La investigación muestra cómo los datos de acceso pueden utilizarse para ajustar las cuotas de citas y reducir el turnaround time de los vehículos.
Aunque estos estudios se han desarrollado principalmente en grandes terminales de contenedores, el principio operativo es perfectamente reconocible en almacenes, plataformas y centros de distribución: si las llegadas superan la capacidad que puede absorber la instalación, la cola terminará apareciendo en algún punto del proceso.
El control de acceso también genera información para mejorar el yard
Digitalizar la entrada y salida proporciona además una fuente de datos especialmente valiosa.
Permite conocer la hora real de llegada, cuándo se ha autorizado el acceso, cuánto tiempo ha permanecido el vehículo dentro de las instalaciones o cuándo ha abandonado el recinto.
Con esta información pueden empezar a analizarse indicadores como:
- tiempo medio de procesamiento en el acceso;
- puntualidad respecto a la reserva;
- volumen de llegadas anticipadas o retrasadas;
- franjas con mayor concentración de vehículos;
- tiempo total de permanencia en las instalaciones;
- transportistas más puntuales;
- transportistas que fallan más;
- incidencias detectadas durante el proceso de entrada.
El punto de acceso deja así de ser únicamente un punto físico para convertirse también en una fuente de información sobre el rendimiento real de la instalación.
La investigación más reciente va incluso en esta dirección. Un trabajo publicado en 2025 sobre modelos de smart gate destaca el papel de la captura automática de datos y de su intercambio con otros sistemas como elementos fundamentales para conseguir procesos de entrada más fluidos y reducir las paradas innecesarias.
Hasta un 90,4 % menos de tiempo de espera
Un caso de estudio sobre reprogramación dinámica de citas mediante datos en tiempo real consiguió reducir un 90,4 % los tiempos de espera de los camiones en una terminal portuaria.
Fuente: da Silva et al. (2023), recogido en Truck Appointment Scheduling: A Review of Models and Algorithms (2025).
¿Y qué ocurre con la documentación necesaria para acceder?
Existe además otra comprobación que determinadas instalaciones necesitan incorporar al proceso: que el transportista, conductor o empresa estén habilitados para acceder y realizar la actividad prevista.
Aquí entra en juego la Coordinación de Actividades Empresariales.
El problema aparece cuando la planificación logística y la gestión CAE funcionan de forma completamente independiente. Puede existir una reserva perfectamente válida en el YMS pero detectarse, cuando el camión ya está en el acceso, que existe alguna incidencia documental que impide su entrada.
Por eso, Smart Yard Plus puede conectarse con Coordinaplus, nuestra plataforma de gestión CAE y cualquier otra plataforma CAE del mercado. Cuando llega el transporte, además de contrastar la llegada con la planificación, puede comprobarse la situación necesaria para autorizar su acceso.
La CAE se integra así como una condición más dentro del flujo de entrada, evitando trasladar toda la comprobación documental al momento en el que el camión ya está esperando en la puerta.
Del control de acceso a la gestión completa de la llegada
El objetivo final no debería ser tener una barrera más rápida, sino conseguir que la llegada del camión genere el menor número posible de decisiones manuales y excepciones.
Con Smart Yard Plus, la reserva de slots, la identificación del transporte, el control de llegada y la gestión posterior del vehículo forman parte de un mismo proceso, dentro de una misma plataforma.
Esto permite saber qué transportes están previstos, cuáles han llegado, qué desviaciones se están produciendo y cómo evoluciona la ocupación de la instalación.
Porque agilizar el acceso tiene impacto inmediato en la entrada, pero su verdadero valor aparece después: menos incertidumbre en los muelles, toma decisiones más fiable, capacidad de reacción y flexibilidad de cambios ante situaciones y una mejor utilización de los muelles de carga.